Vacature Personal Assistant Litigation Amsterdam

Stephan Dumas
Ben jij een zelfstandige en proactieve PA? Heb je ruime ervaring in de zakelijke dienstverlening en ben je op zoek naar een nieuwe uitdaging voor tijdelijke periode? Dan zoeken wij jou!

Over de functie

Voor een groot internationaal advocatenkantoor in Amsterdam zijn wij op zoek naar een PA voor de Litigation praktijk. In de rol van PA ben je werkzaam binnen de dynamische praktijkgroep Litigation en ondersteun je vier personen: een counsel, een senior advocaat, een junior advocaat en een projectmanager. Je bent verantwoordelijk voor het proactief organiseren & ondersteunen van de praktijk van deze personen.

De belangrijkste aspecten van de functie zijn:
  • Complex agendabeheer: het stellen van de juiste prioriteiten voor de partner en advocaten en goed inschatten welke afspraken echt van belang zijn. De logistieke aspecten van de afspraken organiseer jij ook, waaronder vervoer, vergaderruimtes, afspraken met catering, voorbereiden van dossierstukken, etc.;
  • E-mail beheer: het screenen van binnenkomende e-mails, deze onderverdelen naar prioriteit, e-mails doorzetten naar anderen om opgepakt te worden of aan de partner voorleggen ter behandeling;
  • Activiteiten: het organiseren van verschillende activiteiten, zoals events of diners met cliënten en presentaties. Ook zorg jij dat een zakenreis op rolletjes verloopt. Je boekt hiervoor de vluchten en hotels, regelt het visum indien nodig en bewaakt het reisschema;
  • Communicatie: Jij bent het eerste aanspreekpunt voor zowel interne als externe cliënten. Je werkt in deze functie veel samen met verschillende afdelingen binnen ons kantoor, zoals de afdelingen finance en marketing;
  • Bewaken van deadlines & termijnagenda: je bereidt processtukken voor en dient deze in bij de rechtbank of het gerechtshof. Tevens bewaak je proactief deadlines en termijnen;
  • Administratief: je bent tevens verantwoordelijk voor andere administratieve aspecten van de praktijk, zoals het intern aanmelden van nieuwe zaken, opstellen van engagement letters, coördineren van afspraken met cliënten omtrent de zaakaanmelding, verwerken van mark ups, uitvoeren van grote printopdrachten, maken van PowerPoint presentaties, voorbereiden van meetings, uitwerken van dictaten.

Onze opdrachtgever is voor deze functie op zoek naar een enthousiaste en proactieve kandidaat die gewend is om onder tijdsdruk goede kwaliteit te leveren. Iemand die het leuk vindt om veel zaken tegelijk aan te pakken en daarbij goed overzicht kan houden. Een echte ondersteuner die het een uitdaging vindt om zich in te zetten voor een perfecte dienstverlening aan cliënten en bereidt is zich vol in te zetten voor, en samen met het team.
Het is belangrijk dat je sterk in jouw schoenen staat, daadkrachting bent, hands-on, servicegericht bent, oog voor detail hebt en over goede communicatieve vaardigheden beschikt. Je voelt goed aan hoe je met verschillende mensen om moet gaan. Uiteraard ga je discreet om met vertrouwelijk informatie.

Eisen:
  • Je hebt minimaal een HBO opleiding achtergrond;
  • Je hebt 3 tot 5 jaar werkervaring in een vergelijkbare rol bij een vergelijkbare zakelijk dienstverlener;
  • Ervaring in de advocatuur is een grote pre, maar niet vereist!
  • Je bent een echte zelfstarter;
  • Je bent uitstekend met het MS-Office pakket en hebt goede kennis van algemene IT zaken;
  • Je bent discreet, servicegericht en hebt geen 9 tot 5 mentaliteit;
  • Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
  • Business English is een vereiste. Daarnaast moet je goed kunnen schakelen tussen werken in het Nederlands en in het Engels.

De functie is in eerste instatie in te vullen voor een tijdelijke periode van 6 tot 12 maanden. Een eventuele verlenging van de aanstelling behoort tot de mogelijkheden. Deze vacature is per direct beschikbaar en is voor 32 - 40 uur per week (met dinsdag als eventuele parttime dag, de voorkeur gaat uit naar 40 uur)

Over het bedrijf

Vooraanstaand internationaal advocatenkantoor met een pragmatische, snelle en hoogwaardige dienstverlening.

Contact

Herken je jezelf in het profiel? Reageer dan zo snel mogelijk en voeg jouw CV en een korte motivatie toe. Binnen 5 werkdagen krijg je een reactie van ons. Je kan ook mailen naar welkom@projob.nl. Voor meer informatie bel 020-5738300.

Over deze vacature:

Aantal uren per week: 4032 uur bespreekbaar, voorkeur voor fulltime!
Salaris: In overleg
Opleidingsniveau: HBOWO
Dienstverband: Tijdelijk, InterimTijdelijke periode voor min 12 maanden, verlenging is eventueel mogelijk
Standplaats: Amsterdam
Vacaturenummer: 17264