Vacature Secretaresse Amsterdam

Linda Saan
Ben jij op zoek naar een ondersteunende rol waarin jij tegelijkertijd coördinerend bezig bent? Vind jij een administratieve rol interessant en ben jij een secure werker? Heb jij een groot verantwoordelijkheidsgevoel en werk jij graag zelfstandig? Lees dan verder en reageer!

Over de functie

Eén van onze klanten, een vooraanstaande academische onderwijsinstelling, is op zoek naar een Secretaresse. Het secretariaat waar je komt te werken ondersteunt het wetenschappelijk personeel, de management assistent en de voorzitter van de afdeling.

Wij zijn op zoek naar een medewerker voor het secretariaat die tevens als coördinator zorgdraagt voor de dagelijkse aansturing van de student-assistenten (samen 16 uur) op het afdelingssecretariaat. De opdrachtgever biedt een uitdagende functie op een dynamisch secretariaat met afwisselende werkzaamheden.

Als coördinator heb je de volgende taken:
  • Plannen en verdelen van de werkzaamheden binnen het team;
  • Toezien op en bevorderen van de voortgang van werkzaamheden;
  • Organiseren van periodiek werkoverleg;
  • Beoordelen van resultaten en zo nodig aanpassen van werkzaamheden of werkprocessen binnen het secretariaat.

De secretariële werkzaamheden die tot jouw takenpakket behoren omvatten hoofdzakelijk:
  • Up to date houden van digitale bestanden en ervoor zorgen dat deze op een gestructureerde manier worden opgeslagen;
  • Laptop- en mobiele telefoonbeheer;
  • Afhandelen van ICT-aanvragen;
  • Ontvangen van nieuwe (gast)medewerkers en hen voorzien van de nodige informatie;
  • Verzorgen van de maandelijkse nieuwsbrief en overige berichtgeving;
  • Agendabeheer;
  • Notuleren bij diverse vergaderingen een aantal keer per maand;
  • Ondersteuning bij de organisatie van stafbijeenkomsten, sollicitatieprocedures, borrels e.d.;
  • Distribueren van post;
  • Bestellen van kantoorbenodigdheden en visitekaartjes;
  • Administratief voorbereiden van jaargesprekken.

Tevens ondersteun je de managementassistent van de afdeling. Hierbij behorende taken zijn:
  • Regelen van aanstellingen/mutaties gasten, buitenpromovendi en bursalen via de zelfbedieningstool;
  • Fungeren als achtervang voor aanstellingen/mutaties van personeel via de zelfbedieningstool;
  • Fungeren als achtervang voor het afhandelen van promotieprocedures.

Functie eisen:
  • Een afgeronde HBO Studie;
  • Zelfstandigheid en verantwoordelijkheidsgevoel;
  • Een dienstverlenende en proactieve werkhouding;
  • In staat om in een hectische omgeving het overzicht te bewaren zonder het detail uit het oog te verliezen;
  • Een hoge mate van accuratesse;
  • Sterke affiniteit met administratie en de organisatie van werkzaamheden;
  • Goede communicatieve vaardigheden;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
  • Beheersing van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel);
  • Gevoel voor bestuurlijke verhoudingen;
  • Ervaring in een secretarieel-administratieve functie, bij voorkeur in een universitaire omgeving;
  • Bereidheid om het werkrooster aan te passen als de situatie hier om vraagt.

Over het bedrijf

Grote onderwijsinstelling in Amsterdam

Contact

Herken jij jezelf in het profiel en voldoe je aan de functie-eisen? Reageer dan direct en voeg jouw CV en een korte motivatie toe. Binnen 5 werkdagen krijg je een reactie van ons. Je kan ook mailen naar welkom@projob.nl. Voor meer informatie zie onze website www.projob.nl of bel 020-5738300.

Over deze vacature:

Aantal uren per week: 30(4 dagen)
Salaris: €2.204,- tot €2.975,- obv 38 uur
Opleidingsniveau: HBO
Dienstverband: Vast, TijdelijkTijdelijk, 6 maanden, met zicht op vast
Standplaats: Amsterdam
Vacaturenummer: 17677