Vacature Management Assistent Bestuurzaken A'dam

Stephan Dumas
Ben jij een ervaren Management Assistent met ervaring in een complexe bestuurlijke omgeving? Voel jij je thuis in een onderwijs omgeving en ben je toe aan een nieuwe uitdaging? Heb je een zeer goede organisatiesensitiviteit en ben je resultaatgericht, stressbestendig en organisatorisch sterk? Dan is dit jouw baan!

Over de functie

Voor een grote onderwijsinstelling in Amsterdam zijn wij op zoek naar een Management Assistent. In deze functie ondersteun je primair de Directeur Bestuurszaken en de secretaris van het College van Bestuur (CvB). Daarnaast ben je ondersteunend aan de secretaris van de Raad van Toezicht (RvT). Wij zijn op zoek naar een ervaren en professionele Management Assistent met ervaring in een complexe bestuurlijke omgeving. Je werkt binnen een secretariaatsteam nauw samen met drie collega's, die ieder een lid van het CvB ondersteunen.

De functie maakt onderdeel uit van de dienst Bestuurszaken (BZ) die de strategische advisering en geïntegreerde ondersteuning van het College van Bestuur (CvB) verzorgt. Werken bij de dienst Bestuurszaken betekent dat je meewerkt aan het dagelijkse bestuur, de strategie en het beleid van de organisatie. Dit doe je samen met een uitgebreid intern en extern netwerk van stakeholders. Bij BZ werken in totaal 65 medewerkers (56 fte), verdeeld over diverse afdelingen; Beleid en Bestuurlijke Ondersteuning; Bestuurlijke en Juridische Zaken; Secretariële Ondersteuning; en Documentmanagement en Archief.

De verdeling van de voorkomende werkzaamheden zullen zijn:

Ondersteuning van de directeur BZ/secretaris CvB:
  • Je beheert en bestuurt de (complexe) agenda's en verzorgt de (logistieke) voorbereiding van overleggen en vergaderingen;
  • Je bewaakt actief de procesmatige en procedurele voortgang van lopende dossiers en opdrachten en acteert hier proactief op;
  • Je stelt prioriteiten en verzorgt zelfstandig het opstellen en redigeren van correspondentie (e-mail en post).

Ondersteuning van de secretaris van de RvT:
  • Je stelt de jaarplanning op van de RvT-overleggen en verzorgt tussentijdse aanpassingen van de planning;
  • Je organiseert zaken rondom vergaderingen en overleggen van de RvT, zoals locaties, catering en vervoer.

Samenwerking binnen het team:
  • Je werkt nauw samen met collega-managementassistenten CvB en vervangt elkaar bij afwezigheid;
  • Je levert een bijdrage aan de continue professionalisering van de werkzaamheden van het team.

Contact interne en externe stakeholders:
  • Je draagt zorg voor heldere en efficiënte communicatie naar belanghebbenden binnen en buiten de dienst;
  • Je treedt op als contactpersoon voor externe belanghebbenden.

Voor deze functie zoeken wij kandidaten met het volgende profiel:
  • Je hebt minimaal een HBO werk- en denkniveau en minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie;
  • Je beschikt over een grote organisatiesensitiviteit en je hebt gevoel voor verhoudingen;
  • Je bent resultaatgericht, stressbestendig, goed georganiseerd en in staat in een hectische en politiek gevoelige werkomgeving het overzicht te houden, de juiste prioriteiten te stellen en snel te schakelen;
  • Je bent op een vriendelijke wijze assertief en vasthoudend;
  • Je communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk, in Nederlands en Engels) zijn uitstekend en je bent zeer digitaal vaardig met ondersteunende IT-programma's zoals Microsoft Office en iBabs;
  • Je bent zeer pro-actief en je kijkt vooruit;
  • Planmatig werken en meedenken zijn kenmerkende eigenschappen in je werkhouding;
  • Als persoon ben je open, betrouwbaar, integer en krachtig.
  • Je hebt een flexibele instelling en geen 9 tot 5 mentaliteit.

Onze opdrachtgever biedt:
  • Een leuke dynamische functie waarbij je ongeveer 80% van je tijd besteedt aan de ondersteuning van de directeur Bestuurszaken / secretaris College van Bestuur en 20% aan de ondersteuning van de secretaris Raad van Toezicht.
  • Een arbeidsovereenkomst voor 1 jaar, met bij goed functioneren zicht op een vaste aanstelling;
  • Goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden conform CAO;
  • 8,3% eindejaarsuitkering en 8% vakantietoeslag;
  • Een goede pensioenregeling (ABP);
  • Keuzemodel arbeidsvoorwaarden met diverse uitruilmogelijkheden.

Over het bedrijf

Grote onderwijsinstelling.

Contact

Herken je jezelf in het profiel en voldoe je aan de functie-eisen? Reageer dan direct en voeg jouw CV én een motivatiebrief toe. Binnen 5 werkdagen krijg je een reactie van ons. Je kan ook mailen naar welkom@projob.nl. Voor meer informatie zie onze website www.projob.nl of bel 020-5738300

Over deze vacature:

Aantal uren per week: 384 dagen (4x8uur is eventueel bespreekbaar)
Salaris: €2.763,- bruto per maand en maximaal € 3.796,- bruto per maand (salarisschaal 9)
Opleidingsniveau: HBOWO
Dienstverband: Vast
Standplaats: Amsterdam
Vacaturenummer: 17800