Vacature Management Assistant Bussum/Almere

Stephan Dumas
Wil jij graag werken in een informele, professionele werkomgeving? Vind jij het een uitdaging om bij te dragen aan een veranderproces binnen een organisatie in ontwikkeling? Ben jij een proactieve, doortastende en representatieve ondersteuner? Dan zoeken wij jou!

Over de functie

Als management assistent bied je secretariële, organisatorische en administratieve ondersteuning aan de directeur en stafleden. Je maakt onderdeel uit van klein secretarieel team (drie in totaal), dat ondersteunend is voor het gehele secretariaat. Samen met je naaste collega's organiseer je de taken en activiteiten.

Voor deze functie moet je creatief zijn in het combineren van afspraken en vergaderingen voor de directeur en stafleden. Als onderdeel van het secretariële team ben je de spil in de organisatie en procesbewaker en je kan je organisatorische ei kwijt in het coördineren van bijeenkomsten, activiteiten en evenementen.

Jij doet je werk zodanig dat:
  • De agenda's continu actueel zijn en zaken efficiënt zijn ingepland, rekening houdend met diverse variabele factoren;
  • Vergaderingen zijn voorbereid en genotuleerd (actiepuntenlijst), actiepunten zijn bewaakt en documenten zijn gearchiveerd;
  • Prioriteiten worden gesteld, een tijdige voorbereiding is gerealiseerd en deadlines worden gehaald;
  • Correspondentie taalkundig correct is opgesteld, uitgewerkt en/of gecontroleerd;
  • Het directie- en secretariaatsarchief volledig op orde is;
  • Vertrouwelijkheid en (politieke) gevoeligheid van informatie is herkend en hiernaar is gehandeld;

Verder draag je zorg voor:
  • Ad-hoc beslissingen, vervolgacties en prioriteiten;
  • Het realiseren van voortgang en afhandeling van lopende zaken;
  • De coördinering van uitgaande en interne communicatie en informatie;
  • Het zoveel mogelijk zelfstandig oplossen van vragen en een voorselectie van vragen die voorgelegd dienen te worden aan anderen;
  • Het bijhouden van de ledenadministraties van de beide verenigingen.
  • Het voorbereiden en organiseren van speciale bijenkomsten, activiteiten en evenementen.

Voor deze uitdagende functie zijn wij op zoek naar een proactieve, doortastende en representatieve kandidaat met een afgeronde opleiding op mbo of hbo niveau die relevante ervaring heeft in een secretariële functie.

Verder worden de volgende specifieke competenties gevraagd:
  • Plannen en organiseren: je bent in staat voor bepaalde activiteiten een realistisch tijdschema op te stellen, stelt planningen bij wanneer hier aanleiding toe is, werkt ordelijk en netjes, gebruikt adequate structuren;
  • Kwaliteitsgerichtheid: je controleert regelmatig of het eigen werk aan de voorgeschreven kwaliteitsnormen voldoet, herstelt fouten als deze aan het licht komen, houdt je aan de kwaliteitseisen en onderneemt zelfstandig actie om de kwaliteit van het eigen werk te waarborgen;
  • Schriftelijke vaardigheid: je bouwt notities gestructureerd op en maakt een heldere indeling, je hebt oog voor lay-out en typografie die de leesbaarheid vergroten, je schrijft in gemakkelijk leesbare zinnen en vermijdt daarbij lange en ingewikkelde constructies;
  • Gevoel voor verhoudingen: je begrijpt het beleid van besturen en je leidinggevende en je vertaalt besluiten van hogerhand op een constructieve manier naar overige medewerkers.

Wat biedt deze organisatie jou?
  • Een marktconform salaris;
  • Uitdagende functie bij een organisatie die in transitie is, waardoor er veel ruimte is voor eigen initiatief;
  • Een informele werkomgeving die ambitieus en toekomstgericht is.

Locatie(!):
Almere wordt de definitieve vestigingslocatie. Tot ca. halverwege 2019 zal de standplaats Bussum zijn.

Over het bedrijf

Deze branchevereniging behartigt de gezamenlijke en individuele belangen van ca 200 leden, binnen de hout- en timmerbranche.

Contact

Herken je jezelf in het profiel en voldoe je aan de functie-eisen?
Reageer dan direct en voeg jouw CV en een korte motivatie toe. Binnen 5 werkdagen krijg je een reactie van ons. Je kan ook mailen naar welkom@projob.nl. Voor meer informatie zie onze website www.projob.nl of bel 020-5738300.

Over deze vacature:

Aantal uren per week: 4032 bespreekbaar
Salaris: max. 3500,- bruto per maand obv 40 uur per week
Opleidingsniveau: HBO
Dienstverband: Vast
Standplaats: Bussum
Vacaturenummer: 18007