Vacature Bestuurssecretaresse Amsterdam

Stephan Dumas
Wij zoeken een proactieve, flexibele Bestuurssecretaresse die graag één op één ondersteunt en ruime ervaring heeft met complexagendabeheer. Ben jij zelfstandig, handig met systemen en probleemoplossend ingesteld? Dan zoeken wij jou!

Over de functie

Als bestuurssecretaresse ben je het eerste aanspreekpunt voor het faculteitsbestuur en rechterhand van de portefeuillehouder Onderzoek. Je bent daarmee gezichtsbepalend voor medewerkers en externe contacten. Je vormt samen met je collega's een eenheid die het werk van de bestuurders soepel laat verlopen.

Deze functie biedt veel zelfstandigheid en vraagt om flexibiliteit, probleemoplossend vermogen en verantwoordelijkheidsgevoel. Daarbij wordt interesse en nieuwsgierigheid voor de organisatie zeer gewaardeerd.

De werkzaamheden in deze dynamische functie zijn heel divers, en omvatten onder andere:
  • Ondersteuning van het faculteitsbestuur in brede zin;
  • Administratieve ondersteuning op het gebied van (bijzonder) Hoogleraar benoemingen;
  • Ondersteuning procedure rondom de promotie van promovendi;
  • Verantwoordelijk voor agendabeheer en de zorg voor de verdere coördinatie, voortvloeiend uit de afspraken in de agenda's;
  • Agenda- en timemanagement: het vooruit plannen van bijeenkomsten en vergaderingen, zelfstandig prioriteiten stellen;
  • Organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen, opstellen van brieven en beheren van archieven;
  • Post en e-mail behandeling: voeren van in- en externe correspondentie in het Nederlands, of Engels, en beheer van diverse mailboxen;
  • Indien nodig taken overnemen van overige collega's van het secretariaat;
  • Het verschaffen van informatie, zowel mondeling, per mail als per telefoon;
  • Je bent indien noodzakelijk breed inzetbaar in het bestuurssecretariaat.

Functie eisen:
  • Wij zoeken een collega met hbo werk- en denkniveau;
  • Je hebt minstens 4 jaar ervaring in een soortgelijke functie en je hebt aantoonbaar gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen;
  • Je bent enthousiast, hebt een positieve instelling, gevoel voor humor en staat open voor nieuwe ontwikkelingen en ervaringen;
  • Je bent pro-actief, resultaatgericht, perfect georganiseerd, stressbestendig, goed in staat prioriteiten te stellen, zeer professioneel en hebt een dienstverlenende instelling;
  • Volledig digitaal kunnen werken is essentieel;
  • Je hebt een goede kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
  • Gelet op de centrale rol van deze functie worden sterke communicatieve vaardigheden en een hoge mate van integriteit verwacht;
  • Het kunnen schakelen op verschillende niveaus en een flexibele werkinstelling zijn in deze functie noodzakelijk;
  • Je hebt een goede beheersing van MS-Office (Word, Outlook, Excel) en hebt de bereidheid om je te bekwamen in het gebruik van andere programmatuur.

Over het bedrijf

Grote onderwijsinstelling.

Contact

Herken jij jezelf in het profiel en voldoe je aan de functie-eisen? Reageer dan direct en voeg jouw CV en een korte motivatie toe. Binnen 5 werkdagen krijg je een reactie van ons. Je kan ook mailen naar welkom@projob.nl. Voor meer informatie zie onze website www.projob.nl of bel 020-5738300.

Over deze vacature:

Aantal uren per week: 32beschikbaar zijn op vrijdag!
Salaris: €2514,- tot €3358,-
Opleidingsniveau: HBO
Dienstverband: Tijdelijk3 tot 4 maanden
Standplaats: Amsterdam
Vacaturenummer: 18029