Vacature Executive Assistant Amsterdam

Ingeborg de Charro
De ideale kandidaat voor deze functie is servicegericht, pragmatisch, efficiënt, goed georganiseerd en geniet van plannen, communiceren, coördineren en organiseren. Herken jij je hierin? Lees dan snel verder en solliciteer!

Over de functie

Als Executive Assistant kom je in een nieuw team met mensen van verschillende achtergronden waarin iedereen wordt gerespecteerd en samenwerkt, gericht op het redden van levens door het vinden van het middel tegen kanker. In deze rol rapporteer je direct aan de directeur van Projoct Management.

In deze rol zul je het sitebeheer ondersteunen en zal je aanvankelijk gevestigd zijn op het kantoor in Amsterdam, daarna zal je werkplek in Hoofddorp zijn. Je wordt een belangrijk ondersteunend lid van het team en net als iedereen in het team kan je worden gevraagd om te helpen met andere zaken. Je werkt samen met je collega-assistenten en hebt contact met verschillende andere teams. Om succesvol te worden in deze rol moet je flexibel, proactief en vindingrijk zijn met een hoge mate van professionaliteit en servicegerichtheid.

Je verantwoordelijkheden zullen onder andere bestaan uit:
  • Ondersteunen van vergaderingen door materialen en presentaties voor te bereiden, vergaderzalen op te zetten en waar nodig aantekeningen te maken;
  • Beantwoorden van telefoontjes, hulp verlenen bij het beheren van e-mails en agenda's;
  • Ondersteuning bieden voor projecten wanneer nodig;
  • Algemene ondersteuning;
  • Assisteren bij het plannen en organiseren van evenementen;
  • Helpen bij het coördineren van interviews en ontvangen van bezoekers;
  • Assisteren in (financiële) administratieve taken in ERP-systeem (Oracle);
  • Onderhouden en organiseren van het algehele uiterlijk van de vergaderruimtes, de keuken en andere algemene ruimten;
  • Het beheren en coördineren van planningen van reizen en logistiek voor het sitebeheer, inclusief het verwerken en invullen van onkostendeclaraties;
  • Dienen als aanspreekpunt voor facilitaire zaken en zorgen voor onderhoud en service van kantoorapparatuur en -apparatuur.

Functie eisen:
  • Bachelor niveau;
  • Minimaal 3 jaar ervaring in een soortgelijke functie (bij voorkeur in een wetenschappelijke internationale omgeving);
  • Kennis van MS Office;
  • Aandacht voor detail met het vermogen om deadlines te halen;
  • Ervaren in het organiseren en prioriteren van concurrerende tijdwensen;
  • Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden in zowel Engels als Nederlands
  • Kunnen communiceren en samenwerken met alle niveaus van de organisatie;
  • Comfortabel met werken met minimale richting.

Competenties:
  • Vrolijke, servicegerichte houding;
  • Benaderbare persoonlijkheid;
  • Goed kunnen aanpassen in een constant veranderende omgeving;
  • Zelfgemotiveerd;
  • Inzicht in het belang van vertrouwelijkheid en discretie;
  • Multicultureel bewustzijn.

Een succesvolle kandidaat zal het leiderschapsteam in de breedste zin van het woord bijstaan bij dagelijkse operaties. Uitstekende vaardigheden op het gebied van computer, administratie, communicatie en organisatie zijn essentieel. Sterke interpersoonlijke vaardigheden en het vermogen om met mensen van alle culturen en achtergronden te werken is vereist.

Over het bedrijf

Biopharmaceutisch bedrijf

Contact

Herken je jezelf in het profiel en voldoe je aan de functie-eisen?
Reageer dan direct en voeg jouw CV en een korte motivatie toe. Binnen 5 werkdagen krijg je een reactie van ons. Je kan ook mailen naar welkom@projob.nl. Voor meer informatie zie onze website www.projob.nl of bel 020-5738300.
We zien je sollicitatie graag tegemoet!

Over deze vacature:

Aantal uren per week: 4032 uur liever niet
Salaris: Max €3850,-
Opleidingsniveau: HBO
Dienstverband: Vast, Tijdelijk3/6 maanden, mogelijk vast
Standplaats: Amsterdam
Vacaturenummer: 18065