Vacature Office Assistant Amsterdam

Lotte Somhorst
Wij zijn op zoek naar een gedreven, zelfstandige, proactieve en empathische Office Assistant. Ben jij op zoek naar een uitdagende functie waarin je zowel secretarieel, coördinerend als management ondersteunend bezig bent? Lees dan snel verder!

Over de functie

Voor onze opdrachtgever, een grote onderwijsinstelling in Amsterdam, zijn wij op zoek naar een betrokken en ambitieuze ondersteuner. Je zal terecht komen in een klein hardwerkend team, waarbinnen je een zeer zelfstandige rol inneemt. Ben jij iemand die graag initiatief neemt, overzicht en deadlines bewaakt en je informatie weet te halen? Beschik jij bovendien over een sterk menselijk inlevingsvermogen? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Je komt te werken in een omgeving gericht op onderscheidend onderwijs en grensverleggend onderzoek. Middenin deze informele bèta-omgeving waarin op hoog niveau gewerkt wordt ben jij verantwoordelijk voor de ondersteuning bij de afdeling Scheikunde en Farmaceutische Wetenschappen. In deze veelzijdige functie bied je leidinggevenden en stafleden organisatorische en administratieve ondersteuning.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
  • Het leveren en bewerken van afdelingsinformatie ten behoeve van jaarverslagen, visitaties, accreditaties, etc.;
  • Het beheren van de agenda's voor het inplannen van (complexe) afspraken;
  • Het boeken van reizen, vergaderruimten en catering;
  • Het aanvragen van toegangspassen voor nieuwe gasten, studenten en medewerkers;
  • Het opstellen van brieven;
  • Het verzorgen van notulen, in het Nederlands en Engels;
  • Het beheren van de afdelingswebsite;
  • Het bijhouden van lijst met alumni en helpen met mailings en de organisatie van bijeenkomsten;
  • Het zelfstandig oppakken van reguliere ondersteunende secretariële werkzaamheden, zoals kantoorartikelen bestellen, administratieve ondersteuning bij werving en selectieprocedures, correspondentie, bijhouden van het (digitale) archief, afdelingsbijeenkomsten plannen, etc.

Functie-eisen:
  • HBO of WO werk- en denkniveau;
  • Bij voorkeur minimaal 2 jaar werkervaring als secretaresse en/of management assistent;
  • Je kunt goed overweg met het Microsoft Officepakket en andere systemen en softwarepakketten;
  • Je beschikt over een zeer goede kennis en beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift;
  • Je bent stressbestendig, hebt een dienstverlenende instelling en je hebt goede contactuele vaardigheden.

Wat biedt onze opdrachtgever?
  • Een leuke, afwisselende, uitdagende functie;
  • Een professionele en inspirerende omgeving;
  • Veel ruimte voor ontwikkeling;
  • Na eerste periode op uitzend/detacheringsbasis uitzicht op contract bij opdrachtgever.

Over het bedrijf

Een faculteit aan een grote onderwijsinstelling in Amsterdam. Gericht op het vinden van duurzame oplossingen voor complexe maatschappelijke vraagstukken.

Contact

Herken jij jezelf in het profiel en voldoe je aan de functie-eisen? Reageer dan direct en voeg jouw CV en een korte motivatie toe. Binnen 5 werkdagen krijg je een reactie van ons. Je kan ook mailen naar welkom@projob.nl. Voor meer informatie zie onze website www.projob.nl of bel 020-5738300.

Over deze vacature:

Aantal uren per week: 3224 uur is bespreekbaar.
Salaris: € 2.261 - € 3.052,- obv een 38-urige werkweek (schaal 7 uit cao)
Opleidingsniveau: HBO
Dienstverband: Vastminimaal eerste 500 uur via ons op uitzend/detacheringsbasis
Standplaats: Amsterdam
Vacaturenummer: 18116